Lo que hace unos años comenzó como una tendencia, hoy está implantado en nuestro día a día. La sostenibilidad  y el cuidado del medio ambiente es un tema muy actual y de importancia vital para todos nosotros que trasciende nuestra esfera personal y debe aplicarse también en nuestro entorno de trabajo.

Depende de todos nosotros adoptar mejores hábitos, que sean más respetuosos con el medio ambiente y cambiar comportamientos que, de forma global, contribuyan a mejorar nuestro entorno y planeta.

Aplicado a la organización de eventos, la organización de un evento sostenible supone una revisión minuciosa de todo el proceso de trabajo, de la elección de materiales para producción, de la localización geográfica de las empresas implicadas en un evento, de la optimización de la logística…

 

¿Qué es un evento sostenible?

Un evento sostenible es aquel planificado, ejecutado y desarrollado minimizando los impactos negativos sobre el medio ambiente. Además un evento respetuoso con el entorno deja un legado beneficioso en la comunidad.

Aplicación a la planificación y ejecución de un evento

A continuación numeramos una serie de ideas que ayudarán a hacer nuestros eventos más sostenibles:

Reuniones previas de planificación: en la medida de lo posible cambiar las reuniones presenciales por videollamadas (además ganamos tiempo al no desplazarnos). En caso de que haya que desplazarse al lugar de la reunión o tengamos que hacer una visita técnica, podemos desplazarnos en transporte público o vehículo eléctrico.

Presentación de propuestas: al presentar nuestra propuesta para el evento podemos hacerlo digitalmente, minimizando de esta forma la impresión y uso de papel.

 

En la ejecución del evento:

 

Producción de elementos corporativos:

  • Enviar las entradas o invitaciones al evento digitalmente de modo que se pueda acceder al mismo con un código QR en el móvil del asistente o incorporar nuevos materiales como el papel plantable que una vez cumplida su función como invitación puede ser plantado y se convierte en planta de tomate, lechuga…
Invitaciones en papel plantable

Invitación con semillas para el aniversario de Ziehl Abegg

  • Plantear el uso de materiales reutilizables
  • Producción de señalética genérica que se pueda reutilizar en varios eventos. En caso de no poder reutilizarse, elección de materiales reciclables en la producción (cartón, nido de abeja…), realizar la impresión en papeles certificados como ecológicos, reciclados y libres de cloro y usar tintas vegetales en la impresión
  • Instalar un contenedor a la salida para dejar las acreditaciones y reutilizar el cordón y la funda
  • A la hora de elegir material para regalar a los asistentes decantarse por productos útiles durante el evento y tras el evento para el usuario, por ejemplo: bidones de agua rellenables que pueden ir personalizados con el nombre o logo del evento, bolsas de algodón personalizadas, cuadernos borrables reutilizables, etc
  • Elección de colaboradores locales con lo que se minimiza el desplazamiento de materiales y la huella de CO2 y además se mejora la economía local

 

Medios audiovisuales y uso energético

  • Hacer un planteamiento de materiales audiovisuales que optimicen el uso energético (uso de tecnología LED, etc)
  • Decantarnos por espacios de eventos que usen energías renovables

 

Servicios de catering

  • A la hora de elegir un catering, se pueden tener en cuenta varios aspectos para ofrecer un servicio sostenible:
  • Uso de materiales ecológicos y biodegradables, uso de menaje reutilizable y nada de plástico (fuera las tazas, cucharitas, pajitas de plástico…)
  • Uso de productos de proximidad
  • Uso de productos de temporada
  • Disminuir el consumo de carne
  • Sostenibilidad en la producción
  • Residuos cero, contemplando la posibilidad de donar los excedentes de comida a ONGs
  • Instalación de fuentes de agua en el lugar de celebración del evento y fomentar el rellenado

 

Espacio de celebración del evento

Elección de un espacio de celebración del evento bien comunicado por transporte público y comunicarlo a los asistentes, de forma que hagan uso de él. Incluso fomentar el uso de apps de vehículos compartido entre los asistentes al mismo evento.

 

Decoración:

Elegir plantas vivas (en alquiler) vs decoraciones con flores cortadas

 

Concienciación de los asistentes

  • Informar a los asistentes de los objetivos de sostenibilidad del evento para lograr su colaboración y concienciación
  • Instalar puntos con contenedores de reciclaje

 

Tras el evento

Evaluación del evento y compensación de la huella de carbono: una herramienta útil de cara minimizar en el futuro el impacto negativo en el medio ambiente de un evento es realizar la medición de la huella de carbono. Esta medición debe mostrar de manera adecuada las emisiones de un evento, para ello debemos incluir la información de las emisiones derivadas de la propia celebración del evento y también las emisiones de gases de efecto invernadero de las que le evento sea responsable.

En esta medición contaremos: los desplazamientos de asistentes al lugar del evento, uso energético en el evento (iluminación, equipos de vídeo, de audio…), transporte de mercancías, etc.

Con toda esta información seremos capaces de valorar si en el futuro podemos hacer más sostenible el mismo evento y actuar en consecuencia.

Además, mediante la compensación de la huella de carbono generada podemos contribuir a contrarrestar el daño efectuado, por ejemplo contribuyendo a la reforestación de la zona.

 

El objetivo de sostenibilidad lejos de ser una amenaza, nos plantea un reto muy interesante a las agencias de eventos ya que pone a prueba nuestra creatividad a la hora de planificar los evento desde un punto de vista distinto  y nos hace partícipes del cambio al trasladar estos valores a nuestros clientes y a los asistentes a nuestros eventos.

Si buscas una agencia de eventos sostenibles en Madrid, en Unity eventos estaremos encantadas de afrontar este reto y organizar tu evento de una manera sostenible… ¿Hablamos?

 

 

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