En la planificación de eventos es importante tener en cuenta distintas variables para saber cómo hacer una propuesta de éxito para un evento, cómo organizarlo y ser un experto en la gestión de eventos para empresas. Cada variable dependerá del objetivo final del evento.

Eje creativo y contenido (diseño de temática, actividades, recreaciones en 3D).

Es la parte clave de nuestro planteamiento, es la idea que conecta los objetivos y necesidades del cliente con su evento corporativo.

Se trata de darle el contenido necesario a la acción para que se llegue a cumplir con el mensaje a transmitir, fijado a partir de los objetivos previamente planteados.

Dentro de este apartado, se incluiría la inspiración y el diseño de la temática del evento. También, se desarrolla aquí el planteamiento del evento: cómo concibe nuestra agencia ese evento, que planificación de tiempos proponemos, qué tipo de espacios plantea, qué actividades y decoraciones se van a incorporar al evento que ayuden a transmitir nuestro mensaje, recreaciones 3D (renders) de cómo quedará el espacio, etc.

Selección de espacio, localización del evento.

Nos meteríamos ya en el detalle técnico de la propuesta y ofrecemos distintas alternativas de espacios que encajen con el briefing y con el planteamiento realizado por la agencia. Aspectos que debemos tener en cuenta en la selección del espacio:

  • Aspectos prácticos: precio de alquiler, capacidad de los salones para eventos, medios técnicos con los que cuenta el espacio, ¿está adaptado para personas de movilidad reducida?, ¿tiene la licencia de actividad en regla?, horario de apertura, ¿es accesible en transporte público?, parkings cercanos, ¿dónde se hace a carga y descarga de material?, etc.
  • Aspectos creativos: ¿es acorde con la temática del evento? ¿se puede decorar y adaptar?

Ambientación y decoración de eventos.

En esta partida tendremos en cuenta todos aquellos elementos que deberemos incorporar a espacio para llevar a cabo el evento propuesto en nuestro eje creativo: adecuación e instalación de medios audiovisuales, iluminación, mobiliario, cartelería corporativa, decoración floral, etc

Actuaciones o performances.

Puede ser que nuestro planteamiento del evento incluya alguna actuación o espectáculo para eventos. Será aquí donde le expliquemos al cliente qué grupos o artistas les proponemos, la posibilidad de adaptar su espectáculo a nuestro tema, etc.

Servicios de restauración o catering (personalización del catering, camareros…)

En muchos eventos corporativos se ofrece a los asistentes algo de comer, puede ir desde un desayuno a un aperitivo, cóctel o una comida o cena sentados.  Es importante detallar, qué contiene cada servicio. Además, se trata de un elemento muy visual y potente a la hora de tematizar un evento: se puede personalizar la composición, las estaciones buffet, el vestuario de los camareros y bármanes…

Personal para el evento.

Detalle de todo el personal que trabajará en el evento: equipo de azafatas/os, speakers, presentadores, auxiliares…

Alojamiento y desplazamiento de invitados

Opciones de hoteles y servicios de transfer desde aeropuerto o estación al hotel, autobuses para desplazar a los invitados al evento, etc.

Logística del evento

Tan importante como el eje creativo y el planteamiento es cómo lo vas a llevar a cabo. Para ello, calcular bien los tiempos y el plan de montaje, los tiempos de ensayos, el timming y escaleta del evento y el desmontaje al finalizar es fundamental.

Fee de agencia

Importe de los servicios prestados por la agencia de eventos.

En Unity Eventos, empresa de eventos en Madrid, realizamos las más adecuadas propuestas para eventos corporativos gracias a nuestro previo estudio exhaustivo y nuestra escucha a los clientes para obtener un evento totalmente personalizado para ellos.

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