En numerosas ocasiones nos preguntan cómo se organiza un evento corporativo y la respuesta abarca tanto detalle que es difícil contestar de forma rápida y concisa a esa cuestión. La clave para hacerlo es ser muy exhaustivo ya que la organización de eventos para empresas debe apoyarse en una metodología que nosotras dividimos en cuatro fases: recopilación de información, propuesta creativa, ejecución del evento y medición de resultados.

A continuación, expondremos esas fases o pasos.

Pasos para organizar un Evento:

Fase 1. Recabar información

En la planificación de eventos, todo dependerá del tipo de evento empresarial. Por ello, la información es fundamental para poder hacer nuestro trabajo. Cada evento es personalizado y se diseña a medida para cada cliente por lo que la información que este nos suministre es vital para poder dirigir bien nuestras ideas y propuestas.

La finalidad de esta recopilación de información no es otra que la de detectar las necesidades reales del cliente y trabajar acorde a ellas.

Qué necesitamos saber:

  1. Objetivo del evento

¿Por qué se quiere celebrar este evento? ¿Qué se quiere conseguir con él?

Como posibles respuestas nos podemos encontrar motivos tan variados como celebrar un aniversario de empresa, presentar nuevos productos o informar de novedades, fomentar el trabajo en equipo y los valores de la empresa, premiar por el buen trabajo realizado durante el ejercicio, generar mayor vínculo entre la empresa y el asistente, captar nuevos clientes, generar imagen de marca, etc

  1. A quién va dirigido

¿Se trata de un evento para empleados de la empresa? ¿Va dirigido a clientes? ¿A clientes potenciales? ¿Al público general?

  1. Información básica sobre el evento a celebrar:
    1. Fecha o fechas posibles de celebración
    2. Horario del evento
    3. Número de asistentes estimado
    4. Perfil del asistente
    5. Presupuesto disponible para la acción
    6. Otra información relevante: información histórica sobre su empresa, sus valores corporativos, filosofía, información sobre la actividad de la empresa y su sector pero además también nos interesa saber cómo han imaginado ellos el evento, si están abiertos a sugerencias, qué les gusta y qué no les gustaría ver en su evento.

Fase 2.  Preparación de la propuesta

Una vez se han detectado las necesidades de nuestro cliente y hemos podido conocer más su actividad, historia y filosofía, nos toca a nosotros prepararle nuestra propuesta para la organización de su evento.

La información facilitada en el punto anterior será la que nos determine cómo plantear y enfocar todos los elementos de esta fase para aportar el valor que busca nuestro cliente en nuestra agencia de organización de eventos.

¿Qué debe incluir nuestra propuesta?

  1. Eje creativo y contenido (diseño de temática, actividades, recreaciones en 3D)

Es la parte clave de nuestro planteamiento, es la idea que conecta los objetivos y necesidades del cliente con su evento corporativo.

Se trata de darle el contenido necesario a la acción para que se llegue a cumplir con el mensaje a transmitir fijado a partir de los objetivos previamente planteados.

Dentro de este apartado se incluiría la inspiración y el diseño de la temática del evento. También se desarrolla aquí el planteamiento del evento: cómo concibe nuestra agencia ese evento, que planificación de tiempos proponemos, qué lugares son los más adecuados para eventos, tipo de espacios plantea, qué actividades y decoraciones se van a incorporar al evento que ayuden a transmitir nuestro mensaje, recreaciones 3D (render) de cómo quedará el espacio, etc.

  1. Detalles técnicos:

¿Qué proponemos concretamente para plasmar el eje creativo planteado?

En este sentido tendremos que incluir:

  1. Propuesta de espacio o localización del evento
  2. Ambientación y decoración: En esta partida tendremos en cuenta todos aquellos elementos que deberemos incorporar a espacio para llevar a cabo el evento propuesto en nuestro eje creativo: adecuación e instalación de medios audiovisuales, iluminación, mobiliario, cartelería corporativa, decoración floral, etc
  3. Actuaciones
  4. Servicio de restauración, catering para eventos: puede ir desde un desayuno a un aperitivo, cóctel o una comida o cena sentados
  5. Personal: detalle de todo el personal que trabajará en el evento: equipo de azafatas/os, speakers, presentadores, auxiliares…
  6. Alojamiento y desplazamiento de invitados
  7. Logística: tan importante como el eje creativo y el planteamiento es cómo lo vas a llevar a cabo y para ello, calcular bien los tiempos y el plan de montaje, los tiempos de ensayos, el timming y escaleta del evento y el desmontaje al finalizar es fundamental.
  8. Fee de agencia: Importe de los servicios prestados por la agencia de eventos

Fase 3. Ejecución o gestión del evento

Al cliente le ha gustado nuestra propuesta y nos ha adjudicado el evento. Entramos ahora en una fase de planificación de trabajos que englobe todo lo aceptado en la propuesta. Para ello tendremos que:

  1. Elaborar un calendario con plazos de ejecución de trabajos
  2. Tener reuniones periódicas cliente – agencia – colaboradores
  3. Hacer seguimiento de los trabajos y cumplimiento de tareas recogidas en el calendario (por ejemplo: diseño gráfico de cartelería, su posterior impresión, etc)
  4. Elaborar un plan de montaje realista: contar con el personal necesario, tiempos realistas de montaje, permisos de carga y descarga, permisos de acceso a calles de residentes…
  5. Escaleta de pruebas y ensayos previos al evento
  6. Briefing al equipo: todo el personal implicado en el evento debe saber bien cuál es su función en el mismo y a quién recurrir en caso de duda. Es importante enviar estos briefings con anterioridad al evento y comentarlos previamente, aunque siempre se haga un repaso momentos antes de dar comienzo el acto.
  7. Evento: coordinación de que todo está marchando según lo previsto y seguimiento de la escaleta. La presencia de la agencia en el propio evento es vital para reaccionar ante imprevistos y dirigir el trabajo de todos los equipos en el mismo sentido.
  8. Desmontaje: al igual que con el montaje debemos contar con el personal necesario para realizar el desmontaje en el tiempo disponible para ello y coordinar la carga de material.

Fase 4. Informe y medición de resultados

Una vez finalizada la acción, le presentamos al cliente un informe resumiendo lo acontecido durante el montaje, desarrollo del evento y desmontaje. Se informa de si ha habido alguna incidencia, cómo se ha resuelto y se recogen también recomendaciones de cara al futuro.

No podemos olvidarnos de la medición de resultados, este tema es la clave para saber si el evento que hemos organizado ha cumplido los objetivos marcados por el cliente en la primera fase del evento. En función de cuál haya sido el objetivo establecido tendremos unos criterios de medición  que nos darán información sobre el éxito de la acción. Por ejemplo, simplificando mucho este tema, en una acción de Street marketing cuyo objetivo fuera potenciar la imagen de marca podemos medir: el número de personas que interactúa con la acción propuesta, el número de menciones en redes sociales, el número de tickets canjeables, etc.

Resumiendo, tras la organización de un evento corporativo, hay una metodología profesional y un trabajo de planificación muy importante y meticuloso que muchas veces, no puede ser asumido por el personal de la compañía. Si buscas empresas organizadoras de eventos corporativos, Unity Eventos es tu Agencia de eventos en Madrid, nos ocupamos de la organización y producción integral de los eventos.

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